Tworzyłam i opiniowałam już nie jedną umowę o organizację wesela. Zawsze dążyłam do tego, by jak najwięcej rzeczy było ujętych w umowie (nawet takie, o które Młodzi zapominają zapytać – bo przecież w większości robią to pierwszy raz w życiu i nie mają w tym doświadczenia), żeby zasady współpracy były dla obu stron jasne i czytelne.
Niestety z doświadczenia wiem, że właściciele sali preferują bardzo krótkie umowy. Oczywiście każdorazowo argumentują to tym, że długa umowa „odstraszy Młodych”, ale wydają mi się, że po prostu wolą, żeby pewne rzeczy były przemilczane, żeby w razie czego, można było się zasłonić tym, że Młodzi o to nie pytali i tego nie wymagali. Dlatego też, większość umów „z salą” ogranicza się do wskazania daty wesela, liczby gości, ceny za tzw. talerzyk (która oczywiście może ulec zmianie), zastrzeżenia zaliczki lub zadatku oraz warunków płatności.
Wszystkie te zapisy oczywiście są potrzebne, ale dziś przedstawię Wam listę rzeczy, które warto ująć w umowie. Dodatkowo do dzisiejszego tekstu dołączona jest check-lista (do pobrania) rzeczy, o które warto zapytać i które warto ustalić, a po ustaleniach załączyć do umowy.
Oczywiście może zdarzyć się (i oby tak było), że informacje, które znajdują się na naszej check-liście, będą już znajdowały się w Waszej umowie lub dołączonej do niej oferty. W takim wypadku w uwagach polecam wpisać odesłanie do konkretnego zapisu w umowie lub do oferty.
Pisząc jednak ten tekst, wzięłam za przykład najkrótszą umowę na organizację wesela, którą w życiu widziałam (niecała 1 strona) i biorąc pod uwagę, że któraś w Was może dostać właśnie tak „oszczędną” umowę, check-lista do pobrania jest bardzo szczegółowa.
Pamiętaj jednak o najważniejszej kwestii – wzór umowy która dostaniesz do podpisania z ramienia organizatora zazwyczaj jest pisany tak, aby umowa ta była korzystna dla właściciela sali, a nie da Ciebie 🙁
W takim razie zaczynamy:
Część pierwsza – co w umowie?
Istotne zapisy umowy:
1) data i miejsce zawarcia umowy;
2) oznaczenie stron umowy;
3) przedmiot umowy, czyli czy umowa dotyczy wyłącznie najmu sali, czy wynajmu sali wraz z wyżywieniem, czy najem sali wraz z wyżywieniem i obsługą kelnerską, czy tez stanowi umowę o kompleksową organizacje wesela – umowę o dzieło;
4) data wesela oraz godziny jego trwania;
5) liczba osób na weselu (dorosłych, dzieci, dzieci poniżej 2 roku życia);
6) określenie do ilu lat nasi goście uważani są za dzieci;
7) cena „talerzyka” (za osobę dorosła, za dziecko – zazwyczaj połowa stawki, za dziecko poniżej 2 roku życia – zazwyczaj nieodpłatnie);
8) łączna cena organizacji wesela oraz sposób ostatecznego jej ustalenia (zwykle iloczyn liczby gości i ceny za „talerzyk” zgodnie z ofertą, która powinna stanowić załącznik do umowy);
9) możliwość wzrostu ceny MENU (przeważnie mowa jest o wzroście cen o wskaźnik wzrostu cen GUS);
10) kiedy i w jaki sposób ma być podana ostateczna liczba gości (dla Ciebie korzystne jest jak najpóźniejsze podanie ostatecznej liczby gości, bo zawsze ktoś na kilka dni przed weselem się pochoruje i Ci odmówi);
11) zastrzeżenie zaliczki lub zadatku oraz terminu i sposobu ich płatności (o różnicach pomiędzy nimi przeczytasz TUTAJ);
12) termin i sposób płatności „końcowej” (tu szczerze odradzam dokonywania całej płatności przed weselem – pozostawienie części niezapłaconej kwoty, zazwyczaj powoduje większą dbałość po stronie „sali”);
13) numer rachunku bankowego, na który ma zostać dokonana płatność (w przypadku płatności gotówką pamiętaj o każdorazowym pokwitowaniu wpłaconych kwot);
14) prawo odstąpienia od umowy (o tym już niedługo tekst na blogu);
15) kary umowne (oczywiście możliwe do nałożenia na salę, a nie na Ciebie ;)) (szczegóły wkrótce na blogu);
16) umowne prawo dokonywania potrąceń (np. należnych Wam kar umownych z kwotą, którą musisz zapłacić za organizację wesela);
17) odpowiedzialność za szkody spowodowane przez gości weselnych (idealnie by było żeby przed weselem ktoś od Państwa Młodych sporządził protokół wszelkich uszkodzeń stwierdzonych na sali, żeby później szkody już będące nie zostały przypisane Waszym gościom weselnym – w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek szkód należy sporządzić dokumentację fotograficzną);
18) wskazanie osoby do kontaktu z ramienia „sali” odpowiedzialnej za organizację wesela;
19) kontakt mailowy i telefoniczny do „młodych” i osoby odpowiedzialnej z ramienia sali;
20) właściwość miejscowa sądu w przypadku jakichkolwiek sporów (tu radzimy miejsce Twojego zamieszkania);
Postanowienia dodatkowe (są one korzystne dla Ciebie a nie dla właściciela sali więc możesz ich nie znaleźć w umowie, którą właściciel przedstawia Ci do podpisania):
1) oświadczenie o obowiązku dołożenia należytej staranności wymaganej od profesjonalisty oraz o posiadaniu niezbędnej wiedzy i doświadczenia w organizowaniu imprez typu wesele;
2) oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu, w którym ma być zorganizowane wesele;
3) oświadczenie o posiadaniu polisy od odpowiedzialności cywilnej oraz o wysokości takiej polisy oraz numerem polisy i nazwą ubezpieczyciela – o ile taką polisę posiada;
4) oświadczenie o posiadaniu odpowiedniego zabezpieczenia przeciwpożarowego lokalu;
5) oświadczenie o spełnianiu wszystkich wymogów prawnych, w szczególności sanitarnych i dotyczących bezpieczeństwa żywności;
Część druga – ustalenia dodatkowe:
Sala:
1) wskazanie konkretnej sali, w której ma być zorganizowane wesele (może to być poprzez użycie nazwy sali, numeracji, zaznaczenia sali na rozkładzie sal – byle nie było wątpliwości w której sali ma być zorganizowane Wasze wesele);
2) oświadczenie właściciela sali co do liczby osób, które może pomieścić sala (tu uważaj – zwykle liczby te są zawyżane. Sprawdź zatem ile miejsca pozostanie po rozłożeniu stolików na przewidywaną przez Ciebie liczby gości);
3) iloma krzesełkami do karmienia dzieci dysponuje sala? (jest to ważne w przypadku dużej liczby małych dzieci na weselu);
4) o której godzinie może wejść orkiestra / DJ na sale, żeby zamontować sprzęt?
5) kiedy i o której godzinie, sala może zostać udostępniona dekoratorce / florystce (czy dzień wcześniej czy tego samego dnia)?
6) czy sala jest klimatyzowana? (w umowie należy bezwzględnie zastrzec zapis dotyczący tego, że sala jest klimatyzowana, a klimatyzacja będzie sprawna w dniu wesela (najlepiej zastrzec to pod rygorem kary umownej w przypadku niesprawnej klimatyzacji);
7) która ze stron (Państwo Młodzi czy sala) jest zobowiązana do zapłaty opłaty do ZAIKS?
8) czy „sala” zapewnia chleb i sól na powitanie Państwa Młodych?
9) czy „sala” przygotuje osobne menu np. dla osób z alergiami, osób będących na diecie bezglutenowej, bądź wegetarian, itp.?
10) na ile dni przed weselem należy poinformować „salę” o preferencjach żywieniowych gości?
11) czy „sala” dysponuje dodatkowym agregatem prądotwórczym (niektóre sale posiadają taki dodatkowy agregat, na wypadek, gdyby zabrakło zasilania) i czy może on zostać udostępniony np. DJowi)?
12) czy Państwo Młodzi płacą dodatkowo za najem sali? (często w umowach znajduje się zapis, że w przypadku liczby gości poniżej określonej liczby, Państwo Młodzi są zobowiązani do zapłaty dodatkowego wynagrodzenia za najem sali);
Dekoracja sali:
1) co wchodzi w skład standardowej dekoracji sali:
a) rodzaj stołów (okrągłe, kwadratowe – ilu osobowe),
b) rodzaj krzeseł,
c) obrusy,
d) pokrowce na krzesła,
e) zastawa,
f) kieliszki do wymaganych przez nas alkoholi,
g) dekoracja stołów.
2) czy pranie pokrowców, obrusów wiąże się z jakimiś dodatkowymi opłatami?
3) kto jest odpowiedzialny za rozłożenie ślubnych winietek? (czy robią to kelnerzy, czy Państwo Młodzi zobowiązani są do tego we własnym zakresie);
4) kto jest zobowiązany do sprzątania sali po weselu?
5) czy za sprzątanie sali po weselu doliczana jest dodatkowa opłata?
6) jaki jest termin odbioru dekoracji?
Kelnerzy:
1) jaka jest liczba kelnerów wliczonych w cenę organizacji wesela?
2) jaka liczba kelnerów będzie obecna przy wydawaniu obiadu?
3) ile kosztuje wykupienie usługi dodatkowego kelnera?
4) kiedy najpóźniej należy zgłosić zapotrzebowanie na usługę dodatkowego kelnera?
Posiłki:
1) liczba gorących posiłków (przykładowe MENU powinno stanowić załącznik do umowy)
2) godziny w których będą wydawane gorące posiłki;
3) zimna płyta – co wchodzi w jej skład?
4) zimna płyta – czy jest serwowana na stołach, czy w formie szwedzkiego stołu?
5) czy w cenie za osobę wliczone zostały:
a) ciasta;
b) owoce;
c) zimne napoje (czy jest limit, czy no limit);
d) gorące napoje – kawa, herbata (czy jest limit, czy no limit);
6) czy można zorganizować sobie we własnym zakresie:
a) słodki stół;
b) wiejski stół, itp.
7) czy w przypadku zorganizowania słodkiego stołu / wiejskiego stołu we własnym zakresie doliczana jest dodatkowa opłata za ich serwowanie?
Alkohol:
1) czy szampan na powitanie gości jest wliczony w cenę? (ewentualnie jaka jest marka tego szampana);
2) czy przewidziany jest „szampan: dla dzieci?
3) czy można wnieść na salę własny alkohol?
4) czy wniesienie własnego alkoholu wiąże się z dodatkowymi kosztami typu korkowe / kapslowe?
5) czy goście mogą korzystać podczas wesela z baru restauracji? (zdarza się tak, że podczas wesela Państwo Młodzi zapewniają tylko wódkę, natomiast pozostałe alkohole goście mogą zamówić sobie w barze restauracji);
6) jakie ceny obowiązują w barze podczas wesela? (czy ceny jak dla wszystkich gości restauracji, czy dla gości weselnych naliczany jest rabat);
7) czy za alkohol pobrany z baru płacą goście czy Państwo Młodzi (po zakończeniu imprezy na podstawie paragonu)?
Tort:
1) czy tort jest wliczony w cenę wesela?
2) czy sala pobiera dodatkowa opłatę za krojenie tortu?
3) jakim stojakiem na tort dysponuje sala? (na 1, 3, 5 czy więcej pięter tortu);
Kwestie dodatkowe:
1) zgoda na atrakcje dodatkowe np.:
a) wypuszczanie lampionów;
b) pokaz fajerwerków;
c) pokaz fire show;
d) taniec światła (taniec wszystkich gości po zmroku z zapalonymi świeczkami – ale ja np. z uwagi na obawę rozlania wosku, zgody takiej nie dostałam);
2) rozmieszczenie pozostałych atrakcji typu fotobudka, strefa zabawy dla dzieci;
3) czy ogród jest to dyspozycji gości weselnych?
Nocleg:
1) czy przy restauracji jest część hotelowa?
2) iloma pokojami i ilu osobowymi dysponuje hotel?
3) czy pokój dla Państwa Młodych jest wliczony w cenę?
4) o której godzinie rozpoczyna się i kończy się doba hotelowa dla Państwa Młodych?
5) o której godzinie rozpoczyna się i kończy się doba hotelowa dla pozostałych gości?
6) czy śniadanie jest wliczone w cenę pokoju?
7) do kiedy należy potwierdzić ilość miejsc noclegowych?
8) kto płaci za nocleg gości? (czy każdy z gości płaci sam, czy pokoje są opłacane przez Państwa Młodych);
9) do kiedy należy dokonać rezerwacji miejsc noclegowych?
10) kiedy należy potwierdzić ostateczną liczbę miejsc noclegowych?
Umowa z „salą” na organizację wesela jest jedną z najważniejszych umów, bo to w związku z tą umową wydasz najwięcej swoich przedślubnych oszczędności. Dlatego też radzimy, żeby poświęcić jej trochę więcej czasu, dokładnie zapoznać się z jej treścią i podjąć negocjację z właścicielem sali.
Dla ułatwienia tych rozmów i żeby nic w stresie Wam nie umknęło, zachęcamy do pobrania formularza, w którym znajduje się check-lista rzeczy, o które powinniście zapytać i które powinniście ustalić. Wydrukuj ją i weź ze sobą na spotkanie z managerem/właścicielem sali.
Jeśli coś jeszcze przychodzi Ci do głowy, co nie zostało tu umieszczone napisz do nas na fanpage – jak zawsze powtarzamy – ten blog jest dla Ciebie i chcemy, żebyś to Ty była naszą inspiracją.
Do pobrania:
Check_lista_umowa_organizacja_wesela
Olga